Motivation

Für die Stadtbibliothek Bree war es schon immer besonders wichtig, die Bedürfnisse ihrer Benutzer zu erfüllen. Vor der Einführung von open+ erlaubte es ihr Budget jedoch nur, für wenige Stunden in der Woche zu öffnen. Sie tat dennoch alles in Ihrer Macht Stehende, um diese Öffnungszeiten so gut wie möglich an die Bedürfnisse der Benutzer anzupassen. Unter der Woche öffnete sie von 11 bis 13 Uhr für die arbeitende Bevölkerung und nach der Mittagspause ab 15:30 Uhr für die Schulkinder. Und obwohl die Bibliothek freitags am Mittag und samstags um 15 Uhr schließen musste, schaffte sie es dennoch, insgesamt 30 Stunden pro Woche zu öffnen.

„Unsere Besucher baten ständig darum, die Bibliothek Samstag- und Sonntagnachmittag zu öffnen. Und wir waren fest entschlossen, diesen Wunsch irgendwie zu erfüllen“, erzählt Arras.

Das Budget der Bibliothek ließ nur die Erhöhung von 3,5 auf 4 Stellen zu. Und das reichte bei Weitem nicht aus, um den Bedarf zu decken. „Mit einer weiteren Halbtagsstelle hätten wir höchsten drei Stunden länger pro Woche öffnen können. Das war uns eindeutig zu wenig. Als Bibliotheca uns vom Erfolg der Offenen Bibliotheken in Deutschland und Skandinavien erzählte, war ich hellauf begeistert. Das erschien mir die perfekte Lösung. open+ bot dann auch ausreichend überzeugende Argumente, um die lokalen Entscheidungsträger ins Boot zu holen“, erzählt Arras.

„Bree ist ein brillanter open+-Vorreiter in Belgien. Annemie Arras und ihr Team haben in nur wenigen Monaten Erstaunliches geleistet. Dank der ausgezeichneten Kommunikation von Seiten der Bibliothek, ihrer Kreativität und dem unglaublichen Engagement vor Ort hat Bree open+ zur idealen Lösung für seine Stadtbibliothek gemacht. Um 180 Prozent längere Öffnungszeiten sind ein großartiger Erfolg. Wir sind sehr stolz darauf, die erste open+-Bibliothek in Belgien begleitet zu haben“, freut sich Wim Markus, Bibliothecas Vertriebsleiter für Mitteleuropa.

Die Herausforderung

„Die einzige Möglichkeit, die Öffnungszeiten zu verlängern, war die vollständige Automatisierung der Bibliothek,“, erinnert sich Arras. Dafür musste die gesamte Infrastruktur mit open+ integriert werden – die gesamte Bibliothekstechnik, die Beleuchtung, die Heizung, alle Besucher-PCs, die Alarmanlage und der Bezahlautomat. In der Praxis funktioniert das System heute so, dass der erste Besucher in den open+-Zeiten durch seine Anmeldung alle Systeme aktiviert, die dann um 22 Uhr wieder automatisch heruntergefahren werden. Damit die Benutzer alle Bibliotheksdienste auch alleine nutzen können, haben wir zudem zwei Selbstverbuchungsterminals und intelligente Regale installiert. 

Sechswöchige Testphase für kundenspezifische Anpassungen

Bree hatte eine ausgezeichnete Strategie, um sicherzustellen, dass open+ auch wirklich die Erwartungen der Menschen erfüllen würde. Arras fand knapp 50 Mitglieder, die sich bereiterklärten, Fragen zu beantworten und das System zu testen und zu bewerten. Diese Botschafter füllten jede Woche eine E-Mail-Umfrage aus, um der Bibliothek ihre Wünsche zu open+ mitzuteilen. Mit diesen Einblicken konnte die Bibliothek Regeln für die open+-Öffnungszeiten definieren und so sicherstellen, dass sich alle Benutzer sicher und gut aufgehoben fühlen. 

Das Team analysierte die wichtigsten Fragen für die Umsetzung genau: Welche Dienstleistungen wünschen sich die Besucher während der unbesetzten Öffnungszeiten? Welche Aktivitäten möchten sie gerne durchführen? Welche Öffnungszeiten sollen ergänzt, welche Verhaltens- und Zugangsregeln aufgestellt und vor allem welche Sicherheitsmaßnahmen sollen ergriffen werden? Wie sollen die Benutzer sich bei einem Notfall verhalten? Die Botschafter konnten die Bibliothek bereits vor der offiziellen Einführung im open+-Modus betreten, um praktische Erfahrung zu sammeln und den Mitarbeitenden Feedback zu geben.

Kommunikation & Eigenverantwortung

„Wir können nur durch direkte offene Kommunikation die Bedürfnisse unserer Besucher erfahren. Deshalb ist es uns sehr wichtig, dass sie unsere neue Lösung von Anfang an mitgestalten und sie unterstützen“, betont Arras. 

Die Regeln und Vorschriften enthalten ausdrücklich die Verantwortlichkeiten der Besucher. Bei einem Notfall müssen alle wissen, dass keine Mitarbeitenden anwesend sind und dass sie bei einem medizinischen Notfall selbstständig den lokalen Notruf wählen müssen. Während der open+-Zeiten können nur Besucher die Bibliothek betreten, die schon länger als drei Monate Mitglied und älter als 18 Jahre sind. Um Zutritt zu erhalten, müssen sie am Zugangsmodul ihren Bibliotheksausweis scannen und ihren Pin-Code eingeben. Sobald sich die Tür öffnet, müssen sie darauf achten, dass außer den eigenen Kindern niemand sonst die Bibliothek betritt.

Um einen Pin-Code für open+ zu erhalten, müssen die Mitglieder an einer einstündigen Informationsveranstaltung teilnehmen und die Regeln und Vorschriften unterschreiben. 

„Wie erwartet ist die Nachfrage nach diesen Veranstaltungen hoch. Derzeit führen wir ein bis zwei Präsentationen pro Woche durch, die mit ca. 50 Teilnehmern immer gut besucht sind“, erzählt Arras. Die Bibliothek nutzt auch ihre Website und ihre Facebook-Seite, um Informationen über ihre zusätzlichen Angebote zu veröffentlichen und alle ihre Zielgruppen zu erreichen.

Optimierung der Raumaufteilung

Gemeinsam mit open+ installierte die Bibliothek neun Überwachungskameras und zwei Lautsprecher. Während der Testphase wurde dann aber deutlich, dass sie eine klare, offene Raumaufteilung benötigte. Die Bibliothek strukturierte schwer einsehbare Bereiche neu, damit nichts im Verborgenen geschehen konnte. Die Rückgabestellen waren früher in der gesamten Bibliothek verteilt und befinden sich jetzt nebeneinander im Eingangsbereich. Außerdem hat die Bibliothek die Notausgänge deutlicher markiert. 

Bevor sich heute der erste Besucher im open+-Modus anmeldet, ist eine einladende, sanfte Beleuchtung aktiv. Danach schalten sich alle Lichter in der Bibliothek regulär ein. So kann jeder neue Besucher sofort sehen, dass sich bereits jemand in der Bibliothek befindet.

Die Gemeinde der Stadtbibliothek Bree hat 16.000 Einwohner, von denen 4.500 aktive Mitglieder sind. Drei Vollzeit- und eine Teilzeitkraft kümmern kümmern sich um die rund 55.000 Medien in dem 1,250 qm großen Räumen. „Es gehört zu unseren wichtigsten Aufgaben, auf dem neuesten Stand zu bleiben und mit unseren Bildungs- und Bibliotheksdienstleistungen die Erwartungen der heutigen digitalen Zeit zu erfüllen“, stellt Annemie Arras abschließend fest.