Si les nouvelles technologies peuvent être intimidantes pour les utilisateurs, ce n’est pas le cas de la RFID. Les avantages qu’elle procure, en simplifiant et en accélérant les transactions, garantissent des expériences à la fois intuitives et satisfaisantes pour le personnel comme pour les usagers. La RFID est d’une aide précieuse aux bibliothécaires, et elle est suffisamment simple pour être utilisée par des enfants.

Qu’est-ce que la RFID ?

En termes simples, un système RFID se compose de deux éléments : une étiquette et un lecteur. Des informations sont encodées sur l’étiquette ; le lecteur RFID accède à ces informations et les transmet à la personne ou au système qui en a besoin.

L’étiquette renferme une antenne ainsi qu’une micropuce contenant des informations. Cet ensemble est généralement recouvert par un film de protection. La durabilité de ce film dépend de l’application. Si l’étiquette est apposée à l’intérieur d’un livre, le papier lui assurera une protection adéquate ; en revanche, si elle est apposée sur une pièce d’un moteur de jet, cela nécessitera un matériau de protection plus résistant. L’arrière du film est adhésif, de sorte que l’ensemble peut être apposé de façon permanente sur un document. Dans le cas d’un livre, l’assemblage final est très discret, avec une surface de quelque 50 mm2 (2 po2) et une épaisseur infime. Les étiquettes RFID apposées sur les documents de bibliothèque sont passives, ce qui signifie qu’elles ne possèdent ni pile ni autre source d’alimentation. L’énergie requise pour alimenter et lire une étiquette RFID provient du lecteur.

Une bibliothèque équipée de la technologie RFID dispose généralement de lecteurs au guichet et aux bornes de libre-service, ainsi que dans les portiques de sécurité situés à proximité des entrées et sorties. Ces appareils détectent les documents qui n’ont pas été enregistrés en vue de leur sortie. Beaucoup de bibliothèques utilisent la technologie RFID dans le cadre d’un système de retour et de tri automatisé. Et la productivité peut encore être optimisée grâce à un lecteur portatif, qui permet de mettre de côté les documents réservés et en transit après leur retour, de scanner les rayons à la recherche de livres mal placés ou encore de faire un inventaire complet de la collection.

Comment la RFID fonctionne-t-elle ?

Les lecteurs RFID émettent des signaux à la recherche d’une étiquette. Lorsqu’une étiquette se trouve dans le champ, le signal l’atteint, la « réveille » et lui fournit l’alimentation nécessaire pour répondre en envoyant le type d’informations dont le lecteur RFID a besoin.

Lorsqu’un usager emprunte une pile de livres, chaque étiquette répond avec son numéro d’identification de document unique, qui est identique à celui apparaissant sur le code-barres utilisé par de nombreuses bibliothèques. Le système RFID transmet alors ce numéro au système de gestion de la bibliothèque, qui extrait le titre, l’enregistre comme un emprunt et génère un reçu.

Lorsqu’un usager restitue un livre, l’étiquette répond avec son numéro d’identification et le système crédite le compte de l’usager. Si la bibliothèque est équipée d’un système de traitement automatisé des documents, celui-ci dirigera le livre vers le bac approprié en vue de sa remise en rayon.

Lorsqu’un bibliothécaire scanne les rayons à des fins d’inventaire, un lecteur portatif s’allumera et émettra un signal sonore s’il identifie un document manquant ou mal rangé ainsi que tout document préalablement indiqué comme candidat à l’élimination de la collection.

Lorsqu’un usager s’apprête à quitter la bibliothèque avec un document, le lecteur du portique demande à l’étiquette si le document a bien été enregistré en vue de sa sortie. Si l’étiquette répond par la négative, le lecteur du portique déclenche une alarme sonore pour rappeler à l’usager de restituer le livre ou d’enregistrer son emprunt. Une alerte peut également être envoyée au personnel de bibliothèque, avec l’identification exacte du document ayant provoqué l’alarme.

La portée d’un système RFID est configurée sur mesure pour chaque application spécifique. Dans les bibliothèques, on utilise des systèmes RFID à haute fréquence (HF), capables de lire des étiquettes à quelques centimètres de distance seulement, ce qui permet un traitement précis des documents. Dans un grand entrepôt, les systèmes doivent être capables de lire des étiquettes sur des palettes situées à quelque 5 mètres de distance ou de se déplacer à grande vitesse le long de tapis roulants ; c’est pourquoi ils utilisent une technologie RFID à ultra-haute fréquence (UHF).

La RFID offre plusieurs avantages par rapport à la technologie des codes-barres. À chaque fois qu’un document à code-barres est enregistré comme un emprunt ou un retour, l’usager ou le bibliothécaire doit le présenter individuellement au lecteur et l’aligner avec le scanner. C’est un processus très chronophage par rapport à la RFID, qui permet de traiter plusieurs documents simultanément sans nécessiter aucun alignement. En outre, les documents à codes-barres doivent souvent être présentés plusieurs fois avant d’être effectivement scannés. Et les codes-barres peuvent être rayés ou devenir illisibles en raison de leur usure normale, puisqu’ils sont apposés sur une surface extérieure des documents de bibliothèque.

Quels avantages la RFID apporte-t-elle aux usagers des bibliothèques ?

Des emprunts et des retours plus simples et plus rapides. Plusieurs documents à étiquettes RFID peuvent être scannés et empruntés simultanément, par un bibliothécaire ou par un usager. Parce que cette technologie est extrêmement simple et rapide à utiliser, les usagers de bibliothèque sont plus enclins à traiter eux-mêmes leurs propres transactions. Les retours sont également bien plus simples et rapides avec un système RFID. Et lorsqu’un système RFID est couplé avec un système de traitement automatisé des documents (AMH, Automated Materials Handling en anglais), le gain de productivité est encore décuplé. Les systèmes AMH sont capables d’accepter un document de bibliothèque restitué, de créditer le compte de l’usager et de trier le document à des fins de remise en rayon, tout cela pendant que le bibliothécaire s’occupe personnellement des usagers.

Une attention accrue de la part du personnel de bibliothèque. Pour bien des usagers, l’interaction accrue avec le personnel de bibliothèque est l’avantage majeur de la RFID. Car lorsque les bibliothécaires passent moins de temps à des tâches manuelles routinières, ils peuvent accorder plus d’attention aux relations humaines et à l’expérience usager.

Une visite plus productive à la bibliothèque. Les bibliothèques sont confrontées à un défi de taille : assurer le suivi d’une multitude de documents. Leurs collections comptent des milliers, voire des millions de documents individuels, tous uniques, et tous aussi importants pour l’usager qui en a besoin, que ce soit pour rédiger un mémoire ou parce que c’est la dernière œuvre de son auteur favori. Grâce à la RFID, ces documents sont localisés avec précision, de sorte que les usagers comme les bibliothécaires peuvent les trouver en un clin d’œil. Et à ce titre, lors de leur passage à la RFID, les bibliothèques en retirent souvent un avantage immédiat en retrouvant des documents mal placés, souvent par centaines, qu’elles pensaient perdus depuis longtemps.

La RFID comporte également des avantages pour le personnel. Lorsque les bibliothécaires passent plus de temps à aider les usagers et moins de temps à manipuler les livres et autres documents, la satisfaction professionnelle augmente et les troubles musculo-squelettiques diminuent.

La bibliothèque est une institution libre qui aide les membres de la communauté à s’engager dans des activités d’apprentissage tout au long de leur vie. Elle est perçue comme un lieu sûr pour tous, indépendamment des origines sociales, culturelles et économiques. Chaque jour, les bibliothèques se voient confier la lourde tâche de créer des programmes, des partenariats, des campagnes de sensibilisation, des entreprises innovantes et des relations communautaires toujours plus pertinents. En accroissant la productivité et la satisfaction du personnel, la RFID peut aider les bibliothèques à se concentrer sur le développement de programmes, d’espaces et d’interactions toujours élaborés avec soin, tout en garantissant que le temps du personnel est dédié aux activités ayant le plus fort impact sur la communauté.

Quelles sont les critiques relatives à la RFID ?

La technologie sur laquelle repose la RFID est communément acceptée aujourd’hui. Parce qu’elle est à la fois durable, fiable et rentable, elle est de plus en plus populaire dans notre quotidien.

Pour certaines bibliothèques, les questions de confidentialité constituent la principale source d’inquiétude. Les usagers veulent être assurés que personne ne pourra suivre leurs activités personnelles dans la bibliothèque par le biais de la RFID. Nous comprenons l’importance que les bibliothèques accordent à la vie privée de leurs usagers, et nous nous engageons à fournir des solutions technologiques à la hauteur de ces obligations. Nous sommes convaincus qu’en éduquant les bibliothèques eu égard aux fonctionnalités techniques de la RFID, nous parviendrons à dissiper les incertitudes quant à ce qu’il est ou non possible de faire au moyen de cette technologie.

Les étiquettes RFID utilisées dans les bibliothèques ne contiennent pas d’informations personnelles. Elles sont uniquement programmées avec des identifiants de documents et des informations liées à la bibliothèque, de sorte que la confidentialité des données des usagers ne peut en aucun cas être compromise. La courte portée de la plupart des systèmes RFID de bibliothèque fait qu’il est très peu probable que quelqu’un parvienne à accéder à des étiquettes apposées sur des livres ou autres supports une fois ceux-ci sortis de la bibliothèque par un usager. L’association d’emprunts en libre-service à la RFID permet de renforcer la sécurité. Un observateur inquisiteur aurait bien du mal à scanner tous les titres d’une pile de documents placée devant un lecteur RFID et instantanément enregistrés en vue de leur sortie.

En règle générale, les étiquettes RFID à haute fréquence apposées sur les documents de bibliothèque ne sont pas lisibles au-delà de 46 à 61 cm (18 à 24 pouces) d’une antenne de lecteur. Avec des antennes haute puissance comme celles intégrées à notre portique RFID premium, les étiquettes sont lisibles à une distance de 91 cm (3 pieds). Il serait extrêmement difficile de lire ces étiquettes subrepticement au-delà de 122 à 183 cm (4 à 6 pieds). Notre longue expérience de la RFID nous permet d’affirmer que cela ne constitue pas une réelle menace.

Comment s’effectue l’encodage d’une étiquette ?

L’enregistrement d’informations dans une étiquette RFID est une tâche remarquablement simple et rapide. Chaque fabricant possède son propre système. Voici comment la conversion des codes-barres aux étiquettes RFID fonctionne quand vous choisissez de travailler en collaboration avec Bibliotheca :

Tout l’équipement dont vous avez besoin a été consolidé dans une station de conversion facile à manœuvrer, qu’il suffit de faire rouler entre les rayons, ce qui optimise l’efficacité du processus de conversion. Ces stations sont généralement louées le temps d’une conversion de grande ampleur.

• Le bibliothécaire place le code-barres du document sous un scanner de codes-barres, qui capture les informations.
• La station distribue une étiquette RFID vierge.
• Le bibliothécaire place ensuite le document sur la station RFID et colle l’étiquette sur le document.
• La station RFID encode alors automatiquement l’étiquette avec les informations qui viennent d’être scannées à partir du code-barres.
• Il ne reste plus au bibliothécaire qu’à reposer le document en rayon et à passer au suivant.

Les solutions de Bibliotheca optimisent l’automatisation du processus de conversion. Ce dernier ne requiert aucune configuration complexe, ni aucune saisie manuelle de codes d’accès ou autres données. Une fois la station de conversion en marche, le bibliothécaire peut se lancer dans son entreprise. Une seule station permet de traiter jusqu’à 450 documents par heure. En utilisant plusieurs stations, une bibliothèque a réussi à convertir une collection de 160 000 documents en seulement 10 jours.

Quels sont les risques ?

Lorsqu’ils envisagent un investissement important dans la RFID, les équipes de direction et les bibliothécaires doivent tenir compte des écueils potentiels. En général, ils commencent par se renseigner sur les expériences d’autres bibliothèques avec la RFID. Ce faisant, ils s’aperçoivent qu’aucune n’a jamais rencontré un échec catastrophique.

De brèves recherches permettent également de constater que certaines bibliothèques ont vécu une mise en œuvre plus fluide que d’autres, et que certaines sont davantage satisfaites du fonctionnement de leur système et de l’assistance technique associée. Dans la plupart des cas, quelques simples mesures de précaution permettent d’éviter les problèmes.

Faites votre sélection parmi les fournisseurs bien établis exclusivement ; votre système pourrait durer une décennie ou plus, aussi aurez-vous besoin d’un fournisseur dont la longévité est garantie. Demandez des références.

Une fois que vous avez sélectionné le partenaire qui correspond le mieux à vos besoins, n’ayez pas peur de l’engagement. Les installations RFID les plus réussies sont le fruit d’une étroite collaboration entre la bibliothèque et un unique fournisseur véritablement « maître » du système. Insistez sur le fait que le fournisseur devra assumer l’entière responsabilité du matériel, des logiciels, de l’intégration avec le SIGB, de la formation initiale et du service technique.

Si le fournisseur se montre réticent à assumer ce rôle ou s’avère incapable de l’assumer, tournez-vous vers un autre fournisseur. Sélectionnez un fournisseur bien établi au niveau local ou régional. Si votre prestataire de services d’assistance technique se situe à l’autre bout du continent, ou sur un autre continent, vous risqueriez d’être confrontés à des temps d’interruption inacceptables.

Soyez attentifs à la conception du système. Les systèmes RFID offrant un gain considérable et immédiat de productivité, le personnel peut être tenté de fermer les yeux sur de petits défauts de conception. Les bibliothécaires peuvent en effet être prêts à accepter ce qui leur apparaît comme des problèmes mineurs afin de profiter au plus vite des avantages du système. Cela est compréhensible, mais mal avisé. De petits problèmes peuvent très vite devenir plus importants. Par exemple, l’interface de certains systèmes RFID avec le SIGB est mal conçue. En résulte un système de circulation excessivement complexe et un SIGB moins fonctionnel.

Faites vos recherches. Il existe des systèmes qui n’exigent de vous aucun compromis ni sur la qualité, ni sur l’efficacité.

Choisissez un système offrant une station de conversion mobile bien conçue, permettant à votre personnel de travailler de façon à la fois efficace et ergonomique d’une pile de documents à l’autre, en convertissant un par un les documents individuels. Cela rend le processus plus rapide, plus facile pour le personnel et moins dérangeant pour les usagers. Faites appel à un fournisseur qui vous permettra de louer cette station de conversion mobile pour la courte durée pendant laquelle vous en aurez besoin lors de votre passage à la RFID.

Enfin, optez pour un fournisseur qui a minutieusement testé ses solutions, respecte les toutes dernières normes de qualité et d’interopérabilité et possède une preuve de sa conformité aux réglementations locales.

Pourquoi choisir Bibliotheca ?

Les conseils et le personnel de bibliothèque se doivent de comparer les offres des nombreux fournisseurs de systèmes RFID. Suite à cet examen, ils décident généralement de travailler avec Bibliotheca. Pourquoi ?

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