Motivatie

Bij de bibliotheek van Bree staan de wensen van gebruikers altijd hoog in het vaandel. Vóór de lancering van open+ liet het budget van de bibliotheek slechts beperkte openingstijden toe, maar de bibliotheek probeerde wel om ze in te plannen op tijden die het beste aansloten op de wensen van de gebruikers. Op werkdagen waren de deuren van 11.00 tot 13.00 uur geopend, zodat ook werkenden de bibliotheek tussen de middag konden bezoeken. Om 15.30 uur ging de bibliotheek dan weer open voor de schooljeugd. Al met al was de bibliotheek 30 uur per week bemand, ook al was de bibliotheek op vrijdagmiddag en zaterdag na 15.00 uur gesloten.

“Van onze bezoekers kregen we vaak het verzoek om de bibliotheek op zaterdag- en zondagmiddag open te stellen. We waren dan ook vastbesloten om hier een oplossing te voor te vinden”, aldus Arras.

Het budget van de bibliotheek was slechts toereikend voor een personeelsgroei van 3,5 naar 4 fte’s, maar dat kwam niet in de buurt van de behoeften. “Met een halve dag extra konden we de bibliotheek maximaal drie uur per week langer openen. Dat was duidelijk te weinig voor ons. Ik was dan ook enthousiast toen Bibliotheca vertelde over de successen van Open Library-bibliotheken in Duitsland en Scandinavië. Dit leek een perfecte oplossing. open+ bood voldoende argumenten om de lokale besluitvormers te overtuigen,” vertelt Arras.

“Bree is een geweldige open+ pionier in België. Annemie Arras en haar team hebben in slechts enkele maanden iets geweldigs tot stand gebracht. Dankzij een uitstekende communicatie met klanten, een creatieve aanpak en grote betrokkenheid op lokaal niveau zorgde de bibliotheek van Bree ervoor dat open+ een succes is geworden. Deze toename van de openingsuren met 180 procent is een geweldige prestatie! We zijn dan ook erg trots op deze eerste open+ bibliotheek in België”, aldus Wim Markus, Sales Director Central Europe van Bibliotheca.

De uitdagingen

“De enige manier om de openingstijden te verruimen, was om de bibliotheek volledig te automatiseren. Dit was dus ons doel”, aldus Arras. Dit hield in dat de volledige infrastructuur, waaronder de complete bibliotheektechnologie, de verlichting en verwarming, de bezoekers-pc’s, het beveiligingssysteem en de betaalautomaat aan het open+ systeem moesten worden gekoppeld. In de praktijk betekent dit dat de eerste bezoeker op de open+ tijden alle systemen activeert door in te loggen en dat alle systemen automatisch om 10 uur ‘s avonds weer automatisch worden uitgeschakeld. In het systeem zijn ook twee zelfuitleenbalies en de intelligente inleverplank opgenomen om gebruikers een volledig functionele bibliotheek te bieden. 

Testfase van zes weken voor klantspecifieke aanpassingen

De Breese bibliotheek ontwikkelde een uitstekende strategie om ervoor te zorgen dat open+ aan de verwachtingen van de gemeenschap zou beantwoorden. Arras zorgde voor een team van 50 vrijwilligers die klaar stonden om vragen te beantwoorden en om het systeem gedurende zes weken te testen en te evalueren. Deze vrijwilligers vulden wekelijk een e-mailenquête in, waardoor de bibliotheek inzicht kreeg in de wensen van gebruikers van open+. Door deze gebruikersgeöriënteerde benadering kon de bibliotheek zelf de regels voor open+ uren vaststellen, wat bijdraagt aan een veilige sfeer en een gevoel van welbehagen in de bibliotheek. 

De vrijwilligers onderzochten uitvoerig welke diensten bezoekers verwachten tijdens de onbemande uren, wat ze dan willen doen, welke aanvullende openingstijden gewenst zijn, welke gedrags- en toegangsregels vereist zijn en – bovenal – welke veiligheidsmaatregelen moeten worden getroffen en wat gebruikers moeten doen in een noodsituatie. De vrijwilligers hadden ook vóór de officiële lancering exclusieve toegang tot de open+ modus, zodat ze in de praktijk ervaring met het systeem konden opdoen en feedback aan de medewerkers konden geven.

Communicatie en persoonlijke verantwoordelijkheid

“Alleen door een directe en open communicatie krijg je een beeld van de behoeften van onze bezoekers. Daarom vonden we het erg belangrijk dat gebruikers ons nieuwe systeem vanaf het begin zouden ondersteunen en hier vorm aan zouden geven”, benadrukt Arras. 

In de regels en voorschriften staan expliciet de verantwoordelijkheden van de bezoekers vermeld. Zelfs in geval van nood moet iedereen zich ervan bewust zijn dat er ter plaatse geen toezicht is en dat voor eventueel noodzakelijke eerste hulp de normale alarmnummers moeten worden gebeld. Alleen bezoekers die langer dan drie maanden lid van de bibliotheek zijn en 18 jaar of ouder zijn, krijgen toegang via open+. Om tijdens open+ uren toegang tot de bibliotheek te krijgen, moeten bezoekers hun bibliotheekpas scannen en hun pincode op het toegangspaneel invoeren, terwijl ervoor moet worden gezorgd dat niemand anders (afgezien van eigen kinderen) onder deze login de bibliotheek kan betreden.

Om een open+ pincode te verkrijgen, vereist de bibliotheek dat leden een informatiebijeenkomst van een uur bijwonen en de regels en voorschriften ondertekenen. 

“Zoals verwacht is er veel belangstelling voor deze bijeenkomsten. Momenteel organiseren we één of twee goed bezochte presentaties per week waarbij ongeveer 50 mensen aanwezig zijn,” aldus Arras. Ook de website en Facebook-pagina van de bibliotheek worden gebruik om mensen over de uitbreiding van het aanbod te informeren en om alle doelgroepen te bereiken.

Optimalisatie van de ruimte

Tijdens de testfase bleek dat een open, heldere ruimtelijke indeling vereist was. Samen met open+ installeerde de bibliotheek negen bewakingscamera’s en twee luidsprekers. Om veiligheidsredenen kregen de slecht zichtbare gebieden van bibliotheek een andere, meer open indeling zodat er niets in het geheim kan gebeuren. De ingeleverde items, die zich oorspronkelijk verspreid in de bibliotheek bevonden, zijn nu naast elkaar bij de ingang te vinden. De bibliotheek heeft ook de nooduitgangen duidelijker gemarkeerd. 

In de open+ modus is het gebouw sfeervol gedimd verlicht wanneer de eerste bezoeker zich aanmeldt. Zodra de eerste bezoeker zich heeft aangemeld, wordt de verlichting van de hele bibliotheek ingeschakeld. Voor de volgende bezoekers is het dan duidelijk dat er al mensen in de bibliotheek zijn.

De openbare bibliotheek van Bree bedient 16.000 inwoners en telt 4500 actieve leden. Drie fulltime en een parttime medewerker beheren de ongeveer 55.000 items op een oppervlak van 1250 vierkante meter. “Onze kerntaken omvatten onder andere dat we up-to-date moeten zijn en alle onderwijs- en bibliotheekdiensten aan onze gemeenschap moeten bieden, afgestemd op de verwachtingen van de hedendaagse digitale samenleving”, besluit Annemie Arras.